今回も『仕組化』についての解説を進めますね (*^-^)b
仕組化とは？
仕組化とは、
仕事の“ムダ”をなくすこと
属人性をなくして、
いつ、どこで、誰がやっても同じ成果を出せる
方法を体系化すること
よく言われる「再現性」の高いこと
です。
特に、個人で活動する場合は
いつでも、どこでも、安定的に
同じ または より高い 成果を出すこと
仕組化の方法の例としては
- マニュアル化
- テンプレ化
- 自動化
などがあります。
仕組化するとどうなるの？
仕組化するとどうなるかというと、常に、誰がやっても同じ成果・結果が出せます。
「あの人がやったから」うまくいく。という要素がなくなるので、改善点が見つけやすくなります。
つまり、【成功の複製】ができるのです。
個人で活動する場合は、仕組化することで
- 自分が本当にやるべきことができる
- 時間の浪費を防げる
- 品質が安定する
- 重要度と緊急度がわかり、どのタイミングで何をすればいいのかわかる
ようになります。
つまり、
今よりもっと、時間を有効に使えて
あなたにしかできない
【価値を生む】ことに注力できる
ようになります。
今回は、「仕組化はこうやる！」といことをお話します。
仕組化の方法の例として
- マニュアル化
- テンプレ化
- 自動化
が挙げられます。
いきなりマニュアル化とか言われると、面倒くさい～って思いますよね？
マニュアル作るのは正直、面倒です。
でも、誰が見ても誰がやっても同じ結果・効果につながるので、
チームで何かをやるとき
複数のスタッフがいるとき
次の人に作業を引き継ぐとき
などはやっぱり必要です。
マニュアル化という表現だとはハードルが高く感じてしまう場合がありますので、「テンプレート化」とい表現にしてみるとどうでしょう？
例えば、
お問合せのメールやLINEの返信
最初の挨拶と最後の結びは同じだったりしませんか？
同じような質問がきていつも同じ回答をしてませんか？
LINEのプレゼントの返信に毎回、丁寧に手で入力してませんか？
そんな時に、「定型文」を作っておいて、コピペするだけで、ずいぶんと手間が変わります。
インスタ投稿のデザインも、いくつかパターン化しておけば、テキストを入れるだけ。
毎回、
デザインを考える・文字のフォントを選び直す
ということをしないだけで、時間もできますし、投稿の統一感も出てきます。
すでにやっていることも多いと思いますが、これが『テンプレート化』です (^^♪
【仕組化】が身近になってきましたか？
私には、クライアントさまが何名もいますが、仕事のご依頼が上手なクライアントさま
ほど、
『テンプレート化』
ができていて、依頼の指示がわかりやすく、作業がしやすいです。
お互い、最小限のやりとりで意思の疎通ができます。
ムダがなく、ノンストレスです ＾＾
いわゆる「成功している」と言われる方々は、仕事が『テンプレート化』できているので、
仕事の依頼が上手なのですよね！
仕組化できていない方のご依頼は・・・どうしてもやり取りの往復が多くなります (>_<)
テンプレート化するときのポイント
テンプレート化するときのポイントは
同じことがあったら一つにまとめる
です。
つまり、
いつも、何回も同じことをしているのであれば、それは一つにまとめられるのです。
私はシステムエンジニア時代、プログラマーもしてましたので、こういう考え方が自然と身についています。
同じ処理を複数個所に置く
というのは
ムダ ＆ バグ（不具合）の温床
なのです d(^-^*)
あなたの、いつものお仕事を見返した時、
「いっつもおんなじことに時間かけてるなー」
ということがあったら、『テンプレート化』できるかもしれません。
テンプレート化できたら次は
夢の【自動化】
が待っています ＾＾
何かシステムを導入する
とか
アプリを使う
とか
あなたが手を動かさなくてもできるようになっている状態
ですね d(^-^*)
作業をテンプレート化した例
私がご依頼されている内容で例えるなら、
クライアントさまがECサイトで商品を販売されているのですが、毎月の売上げ実績をデータでいただいて、データを加工してレポートで報告しています。
1か月単位と年間のお客様別売上げ、商品別売上げなどを毎月まとめて報告をしています。
私が毎月手作業でレポートを作っていると思いますか？
私は世界一のめんどくさがり屋なので、手作業でレポートを作ることはしていません。
Excelでプログラムを作って、ボタンをポチッと押せば
パパパー―っと
レポートができるようにしています。
【自動化】です (*´艸`)
元プログラマーなので、実はこういうのを作れます～ (^O^)／
売上を把握する際に必要なレポート
毎月、毎週、、、決まったデータを決まった形に加工をします。
手動ではなく【自動】でできると、3時間の作業が3分で終わりますよ！
今すぐできる仕組化
仕組化の方法として
- マニュアル化
- テンプレ化
- 自動化
などがあります。
あなたが今すぐできる【仕組化】の第一歩としてお伝えしたいのは
『テンプレート化』
です。
「昨日もこれやったわ」
「この前も同じメール返信してる」
ということがありませんか？
定型文にしたり、手順をノートに書き出しておいたりして、いつも同じことに対して
「考える」「判断する」時間
を減らせるようにしてみてくださいね！
