今は昔…
今のように、スマホ一人1台ではなかった頃。。
携帯電話すら、普及していなかった頃。。。
ポケットベル（＝ポケベル）をコミュニケーションツールとして使っていたことがありました。
しかも、数字しか入れられないポケベルで、数字で会話をするということをしていました！
愛してる＝１４１０６
TELして＝１０６４１０
とかです。
名探偵コナンくん張りの推理力が試されていた時代です(笑)
その後、ポケベルもカタカタの文字が送れるようになり、次第に、携帯電話が普及し始め、、今に至ります。
ポケベルは、誰から送られてきたのか相手にはわからないので、最後に名前を入れたりします。数字で…！
いずみ＝１３３
やすこ＝８３５
など、
私、ゆきえの場合は
Ｕ９８
です。
懐かしく思いながら、読んでくださっていたら、、うれしいです (≧▽≦)
何が言いたいかというと、
以前は電話でもメールでも、聞かれなくても自分の名前を名乗っていた！
ということです。
現在に至っては・・・
スマホは誰からかかってきたのか表示されます。
LINEも誰からのLINEかわかります。
そんな“便利”に慣れてくると、自分の名前を言わなくても、相手はわかってくれていることが、「当たり前」になってきます。
そうすると、自分の名前を名乗らなくなるんですよね。
あなたはいかがですか？
メールのビジネスマナー
私は会社員が長かったこともあり、100通くらいのメールを毎日やり取りしていたこともありました。
独立してからも、仕事柄、法人のお客さまや地方自治体の窓口の方とメールでやり取りをすることも多いですし、クライアントさまの事務局・受付窓口としてメールの対応をすることもあります。
法人のお客さまや地方自治体の担当の方からのメールで違和感を感じたことはあまりないのですが、個人の方からのメールは違和感を感じたことがあります。
それは、名前を名乗らない人が多いということ。
おそらくなのですが、会社員としてお勤めの経験がない、または、少ない（短い）方にその傾向が多いように感じます。
ビジネスメールで絶対にやるべきこと
ビジネスとしてメールを使う場合、絶対に忘れてはならないのが
自分の名前を名乗ること
です。
つまり、
- メールの最初にあいさつと名前（肩書や所属があれば合わせて）を書くこと
- メールの最後に『署名』を記載すること
です。
なぜ、名前を名乗ることがビジネスメールのマナーなのか？
それではなぜ、名前を名乗ること・署名を入れることが、ビジネスメールのマナーなのでしょうか？
メールは相手の顔が見えないツールです。
一番最初のお問合せの入り口として、メールを使う場合、「はじめまして」の機会になります。
初対面でお会いしたときに、あいさつと自己紹介をしますよね？
メールでも同じことです。
毎回メールに書くのは無駄なんじゃ！？と思う方もいるかもしれませんが、1日に何十通何百通とメールが届いている人には、最初の1～2行で誰からのメールか判断できるようにして差し上げるのも、思いやりであり、礼儀です。
最後に署名を付けることで、お相手が折り返し連絡をしたい場合に、わざわざ調べなくてもいいように、「名刺代わり」に記載しておくことも思いやりであり、礼儀です。
会社員時代、社内の間接部門の人からのメールに、署名も内線電話も書いてなくて、内線番号を調べるのに時間がかかって不便な思いをしたことを、思い出しました (^^ゞ
メールの署名の書き方
それでは、メールの署名の書き方の例を挙げていきます。
参考にしてください ＾＾
その前に・・・
メールの署名の意味と役割
先ほども書きましたように、メールの署名には、「誰からのメールなのか」をお伝えする役割があります。
メールの署名を見れば、どこの誰がメールを送ってきたのかが一目でわかり、その後の連絡もスムーズになります。
メールのやりとりにおいて、署名は「名刺」の役割を果たすと考えると、わかりやすいです。
メールの署名は毎回入れるべき？
私は毎回入れるべきと思っています。
何度もやり取りしている相手、2度目以降の返信メールであっても、署名は都度入れるのがよいです。
理由は3つあります。
- 署名を見れば連絡先がすぐにわかるから
- 署名にあるメールアドレスをクリックするだけで、新規メールを作成できるから
- 署名があることで、メールがどこで終わっているのかすぐにわかるから
メールに署名が入っていることで、お相手があなたに、折り返しの連絡をしたいと思ったときに、電話番号やメールアドレスを探さずに済みます。
繰り返しになりますが、メールに署名を毎回入れることは、相手への思いやりです。
逆に考えてみてください (*^-^)b
あなたがメールを見て、お相手に連絡を取りたいと思ったとき、どんな項目が書かれていると便利と思いますか？ほしい情報は何ですか？
メールの署名に入れる項目
メールの署名に入れるとよい項目の代表的なものは以下です。
- 会社名
- 部署名
- 役職
- 氏名
- 住所
- 代表電話番号
- ファクス番号
- 自分の電話番号（会社なら内線番号）
- メールアドレス
- WebサイトURL
今は、パソコンだけでなくスマホでメールを見ることもありますので、文字がずれたり文字化けしたりしないように確認も必要です。
区切りがあるとわかりやすい
メールの本文と署名の間に、区切りがあるとより見やすくなります。
例えば、
「───────────」や「*==============*」
などです。
メールの署名の例
メールの署名の例です。
会社の場合
────────────────────────
株式会社○○
○○部
山田はなこ
〒000-0000 東京都〇〇〇〇
TEL：03-0000-0000
FAX： 03-0000-0000
Email：××××××＠××××.com
URL: https://××××.com/
────────────────────────
個人の場合
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○○インストラクター
山田はなこ（Yamada Hanako）
Email：××××××＠××××.com
URL: https://××××.com/
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名刺と同じですよね ＾＾
自分自身が誰なのか？
スマホのショートメール、LINE、インスタなどのDM… etc…
今は、お互いが個でつながっていることが多いので、お互い知った状態でコミュニケーションを取り始めることが多くなってきました。
それでも、最初は「はじめまして」の自己紹介をしていたと思います。
密なコミュニケーションに慣れすぎるあまり、自分が誰なのかを名乗らなくなってしまってはいないか。
見直す機会になったらうれしいです。
